# D-ESS Benutzerhandbuch für Administratoren (historisch)

# D-ESS Benutzerhandbuch für Administratoren

> **Status (Stand 2026-05-23):** Dieses Dokument wurde 2021 von **Ralf Bauridl (bundesgärten.at)** als Pilotbeitrag begonnen und ist seitdem **nicht weitergeführt** worden. Es spiegelt den Stand der Pilotphase wider und ist als **historischer Schnappschuss** zu lesen, nicht als aktuelles Handbuch.
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> **Aktuelle Doku-Quellen:**
> - Code + Stammdatenmodell: GitLab `dess/dess`
> - Integrations-Konzept BAB + OpenProject: KIROOT-Vault `wiki/concepts/integration-dess-openproject.md`
> - SSO-Konfiguration + Incident-Historie: KIROOT-Vault `wiki/incidents/2026/`
>
> Für Endanwender:innen-Schulungen ist Stand 2026-05 keine aktuelle Doku-Quelle vorhanden — als Backlog-Punkt erfasst (siehe „Offene Punkte" am Seitenende).

## 1. Ziel + Prinzipien (2021)

Ursprünglich verfasst als kollaboratives Wiki-Handbuch für die DESS-Zeiterfassung der Dienststellen. Leitprinzipien:

- **KISS** — Keep It Simple, Stupid: schlanker Inhalt, schlankes Design.
- **WIKI-Prinzip** — jede:r Benutzer:in kann beitragen, ergänzen, korrigieren.

Beiträge wurden 2021 an `ralf.bauridl@bundesgaerten.at` geschickt. **Diese Sammel-Adresse ist Stand 2026-05 nicht mehr aktiv betreut.**

## 2. Funktionen von D-ESS

DESS ist die Arbeitszeiterfassung für Dienststellen zur Verrechnung von Arbeitskosten auf interne und externe Leistungen:

- Erfassung + Dokumentation der An- und Abwesenheitszeiten
- Erfassung + Dokumentation der geleisteten Tagesarbeitszeiten
- Zuordnung + Dokumentation der Leistungszeit zu Projekten und Leistungsteilprozessen (intern/extern)
- Auswertung + Interpretation der erfassten Leistungsstunden
- Verrechnung von Leistungskosten (Beamte, VB, KV, Leiharbeitsverträge)
- Feststellung von Verrechnungssätzen (tatsächliche Arbeitskosten der Dienststelle nach Verrechnungsgruppen)
- Erfassung + Vorbereitung der Verrechnung von Mehrdienstleistungen (MDL)
- Grundlage für Statistiken
- Protokollierung der Erbringung gesetzlicher Aufträge (z.B. Baumschutzgesetz, Schneeräumung)
- Strategische Entscheidungsgrundlage

## 3. Erster Login

> **Stand 2026-05:** Login erfolgt für BAB-Benutzer:innen ausschließlich per **Keycloak-SSO** (Button „Login mit SSO"). Lokale Passwort-Logins (passport-local mit MD5-Hash) sind nur noch für Notfall-Accounts vorgesehen.

Aufruf der Zeiterfassung:

| Dienststelle | URL |
|---|---|
| BAB | <https://dess.agrarforschung.at> |
| (weitere) | siehe Seite [D-ESS an den Dienststellen](https://doku.agrarforschung.at/books/babverwaltung-dess-zeiterfassung/page/d-ess-an-der-dienststelle) |

**SSO-Login:**

1. URL aufrufen
2. „Login mit SSO" anklicken
3. Keycloak-Login mit AD-Account (BAB\\<username> bzw. UPN)
4. Weiterleitung zurück nach DESS

**Lokales Admin-Login (Bootstrap / Notfall):**

1. Benutzername + Passwort vom Hauptadmin (Thomas Skidmore oder Roland Neissl) anfordern.
2. Nach erstem Login Passwort selbst ändern.

## 4. Auswahlmenü + Stammdaten

Über die Menüleiste werden die Stammdatengruppen aufgerufen:

- **Benutzerverwaltung** — User, Benutzergruppen, AZM, Stehende Buchungen, MDL
- **Stammdaten** — Abteilungen, Kostenstellen, Kostenträger, Kostenträgergruppen, Tätigkeiten, KS↔KT- und KT↔Tätigkeit-Verknüpfungen
- **Zeiterfassung** — Eigene Buchungen, Jahresübersicht, Gruppenbuchung
- **Berichte** — Standard-Reports (Dienstzeitnachweis, KLR-Export, …) + SQL-Query-Berichte
- **Quartalsabschluss** — MDL-Pflege
- **System** — Berechtigungen, Konfiguration, Stundenarten

## 5. Benutzer:in anlegen (Admin-Workflow)

1. **Benutzerverwaltung → Benutzer → Neu**
2. Pflichtfelder ausfüllen:
   - Benutzername (Login)
   - Vor- + Nachname, E-Mail
   - Abteilung + Kostenstelle (für KLR-Zuordnung)
   - Authentifizierungstyp: `OIDC` für SSO-User, `AD` für reine AD-Auth, `DB` für lokale User
   - BKLR-ID (falls relevant)
3. **Benutzergruppe** zuweisen (definiert Default-AZM + Stehende Buchungen)
4. **Stehende Buchungen** ggf. user-spezifisch überschreiben
5. Speichern → User erscheint in der Login-Maske

## 6. Datenmodell-Übersicht

Die Stammdaten-Hierarchie ist **dreidimensional**:

```text
Kostenstelle ──(M:N)── Kostenträger ──(M:N)── Tätigkeit
                            │
                            └─── BKLR-ID (Verrechnungs-Schnittstelle)
```

Gültige Buchungstripel = Schnittmenge der M:N-Tabellen.

Volle Schema-Doku siehe Vault `wiki/concepts/integration-dess-openproject.md` Abschnitt 2.4.

## 7. Verwandte Themen

- [GitLab Repo `dess/dess`](https://git.agrarforschung.at/dess/dess)
- KIROOT-Vault `wiki/concepts/integration-dess-openproject.md`
- KIROOT-Vault `wiki/incidents/2026/2026-05-21-dess-sso-broken-after-kc26.md` (SSO-Login-Incident KC26)

## Offene Punkte (Backlog)

- [ ] **End-User-Handbuch** — kein gepflegtes Handbuch für reguläre Anwender:innen vorhanden; Bedarf prüfen.
- [ ] **Screenshots aktualisieren** — alle Bildschirmfotos stammen aus der Pilotphase 2021 (DESS 0.x), aktuelle UI ist Angular 12+/1.0.14.
- [ ] **Mit Thomas Skidmore klären**, ob noch ein eigenes End-User-Handbuch erstellt werden soll oder ob die On-Screen-Hilfe ausreicht.


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*Stand: 2026-05-23 · Audit: Roland Neissl · Quelle: GitLab `dess/dess` Commit-Historie + Vault `wiki/concepts/integration-dess-openproject.md` + Vault `wiki/incidents/2026/2026-05-21-dess-sso-broken-after-kc26.md`*