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D-ESS Benutzerhandbuch für Administratoren

D-ESS ARBEITSZEITERFASSUNG für DIENSTSTELLEN

zur Verrechnung von Arbeitskosten auf interne und externe Leistungen der Dienststelle.

 

Funktionen von D_ESS:

 

  • Erfassung und Dokumentation der An-und Abwesenheitszeiten
  • Erfassung und Dokumentation der geleisteten Tagesarbeitszeiten
  • Zuordnung und Dokumentation der Leistungszeit zu Projekten und Leistungsteilprozessen (interne /externe Projekte)
  • Auswertung und Interpretation der erfassten Leistungsstunden
  • Verrechnung von Leistungskosten (Bea. VB, KV, Leiharbeitsverträge usw.)
  • Feststellung von Verrechnungssätzen (tatsächliche Arbeitskosten der Dienststelle nach Verrechnungsgruppen
  • Erfassung, Dokumentation und Vorbereitung zur Verrechnung von Mehrdienstleistungen (MDL)
  • Grundlage für Statistiken
  • Protokollierung der Erbringung von gesetzlichen Aufträgen (z.B. Baumschutzgesetz, Schneeräumung usw.)
  • Strategische Entscheidungsfunktion

 

 

 

 

Start von D-ESS

Aufrufen der Zeiterfassungssoftware:

Während der Pilotphase wird die Zeiterfassungsapplikation über folgenden Link aufgerufen:

https://dess-gartenbau.agrarforschung.at/login

 

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Die erste Anmeldung:

als Administrator

– bitte Benutzernamen und Passwort von Roland Neissl oder Thomas Skidmore abfragen

Passwort ändern:

Nach dem ersten Einstieg ändern sie bitte ihr Passwort laut u.a. Grafik!!

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Auswahlmenü

 

 

Aufrufen der Menüführung

Über die Menüleiste werden die einzelnen Stammdatengruppen aufgerufen.

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Menüführung

 

 

 

 

 

 

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Benutzerverwaltung

Über „Benutzerverwaltung“ werden alle Stammdaten des künftigen Benutzers angelegt.

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Benutzer anlegen

Das Anlegen eines neuen Benutzers erfolgt über das Auswahlsymbol + „Benutzer hinzufügen“ in der Symbolleiste (rechter Rand, Benutzerverwaltung)

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Systemberechtigungen

Über die „Systemberechtigung“ können bestimmten Benutzern oder ganzen Benutzergruppen, spezielle Systemberechtigungen zur Konfiguration und Verwaltung von DESS erteilt werden.

Hinweis!

Standarduser die nur Arbeitszeit aufzeichnen und zuteilen benötigen KEINE speziellen Systemberechtigungen.

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Sicherheitsgruppe

Das Anlegen einer neuen Sicherheitsgruppe erfolgt über das Auswahlsymbol + „Sicherheitsgruppe hinzufügen“ in der Symbolleiste.

 

In eine Sicherheitsgruppe (Rolle) könne verschiedene Systemberechtigungen gruppiert werden.

Die Bezeichnung einer Sicherheitsgruppe ist frei zur Gestalten und sollte eine aussagekräftige Bezeichnung haben. Es können beliebig viele Sicherheitsgruppen angelegt werden.

Beispiel:

Administrator high – hat ALLE Berechtigungen

Administrator low – hat eingeschränkte Berechtigungen

Abteilungsbearbeiter – Berechtigung nur auf eine bestimmte Abteilung

Personalverwaltung – Berechtigung zur Eingabe und Verwaltung der Personaldaten

DatenExportLFRZ – Berechtigung zum Zeitdatentransfer in die LFRZ-Datenbank

 

Hinweis!

Die Praxis hat gezeigt, dass VOR Anlegen der Sicherheitsgruppen Klarheit über die Aufgabenverteilung und der damit verbundenen Berechtigungsvergabe(n) an der Dienststelle bestehen sollte.

Dabei ist insbesondere auf die Anforderungen des Datenschutzes und etwaiger Vertretungsregelungen zu achten.

 

 

 

Gruppenberechtigung

Über „Gruppenberechtigung“ werden individuelle Berechtigungen an die „Sicherheitsgruppe“

übergeben.

Vorgehensweise:

Durch einen Klick auf die zuvor angelegte SICHERHEITSGRUPPE wird das Auswahlmenü zur Berechtigungsfreigabe aufgerufen.

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Abteilungen

Über „Abteilungen“ wird die Organisation nach Einheiten abgebildet.

Dabei MUSS NICHT ZWINGEND das Organigramm umgesetzt werden.

Hinweis!

Nachdem Auswertungen auch nach Abteilungen möglich sind, kann es durchaus sinnvoll sein

bestimmte Mitarbeiter nach anderen Gesichtspunkten in Abteilungen zusammenzufassen (z.B. Projektteams).

 

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