D-ESS Benutzerhandbuch für Administratoren
D-ESS ARBEITSZEITERFASSUNG für DIENSTSTELLEN
zur Verrechnung von Arbeitskosten auf interne und externe Leistungen der Dienststelle.
Funktionen von D_ESS:
- Erfassung und Dokumentation der An-und Abwesenheitszeiten
- Erfassung und Dokumentation der geleisteten Tagesarbeitszeiten
- Zuordnung und Dokumentation der Leistungszeit zu Projekten und Leistungsteilprozessen (interne /externe Projekte)
- Auswertung und Interpretation der erfassten Leistungsstunden
- Verrechnung von Leistungskosten (Bea. VB, KV, Leiharbeitsverträge usw.)
- Feststellung von Verrechnungssätzen (tatsächliche Arbeitskosten der Dienststelle nach Verrechnungsgruppen
- Erfassung, Dokumentation und Vorbereitung zur Verrechnung von Mehrdienstleistungen (MDL)
- Grundlage für Statistiken
- Protokollierung der Erbringung von gesetzlichen Aufträgen (z.B. Baumschutzgesetz, Schneeräumung usw.)
- Strategische Entscheidungsfunktion
Start von D-ESS
Aufrufen der Zeiterfassungssoftware:
Während der Pilotphase wird die Zeiterfassungsapplikation über folgenden Link aufgerufen:
https://dess-gartenbau.agrarforschung.at/login
Die erste Anmeldung:
als Administrator
– bitte Benutzernamen und Passwort von Roland Neissl oder Thomas Skidmore abfragen
Passwort ändern:
Nach dem ersten Einstieg ändern sie bitte ihr Passwort laut u.a. Grafik!!
Auswahlmenü
Aufrufen der Menüführung
Über die Menüleiste werden die einzelnen Stammdatengruppen aufgerufen.
Menüführung
Benutzerverwaltung
Über „Benutzerverwaltung“ werden alle Stammdaten des künftigen Benutzers angelegt.
Benutzer anlegen
Das Anlegen eines neuen Benutzers erfolgt über das Auswahlsymbol + „Benutzer hinzufügen“ in der Symbolleiste (rechter Rand, Benutzerverwaltung)
Systemberechtigungen
Über die „Systemberechtigung“ können bestimmten Benutzern oder ganzen Benutzergruppen, spezielle Systemberechtigungen zur Konfiguration und Verwaltung von DESS erteilt werden.
Hinweis!
Standarduser die nur Arbeitszeit aufzeichnen und zuteilen benötigen KEINE speziellen Systemberechtigungen.
Sicherheitsgruppe
Das Anlegen einer neuen Sicherheitsgruppe erfolgt über das Auswahlsymbol + „Sicherheitsgruppe hinzufügen“ in der Symbolleiste.
In eine Sicherheitsgruppe (Rolle) könne verschiedene Systemberechtigungen gruppiert werden.
Die Bezeichnung einer Sicherheitsgruppe ist frei zur Gestalten und sollte eine aussagekräftige Bezeichnung haben. Es können beliebig viele Sicherheitsgruppen angelegt werden.
Beispiel:
Administrator high – hat ALLE Berechtigungen
Administrator low – hat eingeschränkte Berechtigungen
Abteilungsbearbeiter – Berechtigung nur auf eine bestimmte Abteilung
Personalverwaltung – Berechtigung zur Eingabe und Verwaltung der Personaldaten
DatenExportLFRZ – Berechtigung zum Zeitdatentransfer in die LFRZ-Datenbank
Hinweis!
Die Praxis hat gezeigt, dass VOR Anlegen der Sicherheitsgruppen Klarheit über die Aufgabenverteilung und der damit verbundenen Berechtigungsvergabe(n) an der Dienststelle bestehen sollte.
Dabei ist insbesondere auf die Anforderungen des Datenschutzes und etwaiger Vertretungsregelungen zu achten.
Gruppenberechtigung
Über „Gruppenberechtigung“ werden individuelle Berechtigungen an die „Sicherheitsgruppe“
übergeben.
Vorgehensweise:
Durch einen Klick auf die zuvor angelegte SICHERHEITSGRUPPE wird das Auswahlmenü zur Berechtigungsfreigabe aufgerufen.
Abteilungen
Über „Abteilungen“ wird die Organisation nach Einheiten abgebildet.
Dabei MUSS NICHT ZWINGEND das Organigramm umgesetzt werden.
Hinweis!
Nachdem Auswertungen auch nach Abteilungen möglich sind, kann es durchaus sinnvoll sein
bestimmte Mitarbeiter nach anderen Gesichtspunkten in Abteilungen zusammenzufassen (z.B. Projektteams).
