D-ESS Benutzerhandbuch für Administratoren (under construction)

Lieber User,

das beste Produkt ist nutzlos, wenn man nicht weiß, wie man es richtig verwendet.                                                                                  Unser Ziel ist die Erstellung eines Handbuches für Benutzer zum sichern und bestimmungsgemäßen Umgang mit der Zeiterfassungssoftware "D-ESS".   

Für das entstehen des Handbuches stehen dabei zwei Dinge im Vordergrund:  

• das KISS-Prinzip („Keep it simple, stupid“) - gilt sowohl für den Inhalt als auch für das Design der Dokumentation
• das WIKI-Prinzip - jeder Benutzer kann mitarbeiten, Beiträge erstellen, verändern, ergänzen usw. 

Für die Mitarbeit am Inhalt des Handbuches schicken sie bitte ihre Beiträge an ralf.bauridl@bundesgaerten.at                                Inhalte werden laufend ergänzt, erweitert und verbessert...

 

 

 

 

D-ESS ARBEITSZEITERFASSUNG für DIENSTSTELLEN

zur Verrechnung von Arbeitskosten auf interne und externe Leistungen der Dienststelle.

 

Funktionen von D_ESS:

 

• Erfassung und Dokumentation der An-und Abwesenheitszeiten
• Erfassung und Dokumentation der geleisteten Tagesarbeitszeiten
• Zuordnung und Dokumentation der Leistungszeit zu Projekten und Leistungsteilprozessen (interne /externe Projekte)
• Auswertung und Interpretation der erfassten Leistungsstunden

• Verrechnung von Leistungskosten (Bea. VB, KV, Leiharbeitsverträge usw.)
• Feststellung von Verrechnungssätzen (tatsächliche Arbeitskosten der Dienststelle nach Verrechnungsgruppen
• Erfassung, Dokumentation und Vorbereitung zur Verrechnung von Mehrdienstleistungen (MDL)
• Grundlage für Statistiken
• Protokollierung der Erbringung von gesetzlichen Aufträgen (z.B. Baumschutzgesetz, Schneeräumung usw.)
• Strategische Entscheidungsfunktion

 

 

 

 

Start von D-ESS

Aufrufen der Zeiterfassungssoftware:

Während der Pilotphase wird die Zeiterfassung unter folgenden Link aufgerufen:

https://dess-gartenbau.agrarforschung.at/login

(Achtung ! - im Echtbetrieb bitte den Link ihrer Dienststelle verwenden)

Die erste Anmeldung:

als Administrator

– bitte für den Pilotbetrieb den Benutzernamen und Passwort von Roland Neissl oder Thomas Skidmore abfragen

Passwort ändern:

Nach dem ersten Einstieg ändern sie bitte ihr Passwort laut u.a. Grafik!!

 

 

 

 

 

 

Auswahlmenü

Aufrufen der Menüführung

Über die Menüleiste werden die einzelnen Stammdatengruppen aufgerufen.

 

 

Menüführung

 

 

Benutzerverwaltung

Über „Benutzerverwaltung“ werden alle Stammdaten des künftigen Benutzers angelegt.

Benutzer anlegen

Das Anlegen eines neuen Benutzers erfolgt über das Auswahlsymbol + „Benutzer hinzufügen“ in der Symbolleiste (rechter Rand, Benutzerverwaltung)

 

Systemberechtigungen

Über die „Systemberechtigung“ können bestimmten Benutzern oder ganzen Benutzergruppen, spezielle Systemberechtigungen zur Konfiguration und Verwaltung von DESS erteilt werden.

Hinweis!

Standarduser die nur Arbeitszeit aufzeichnen und zuteilen benötigen KEINE speziellen Systemberechtigungen.

 

Sicherheitsgruppe

Das Anlegen einer neuen Sicherheitsgruppe erfolgt über das Auswahlsymbol + „Sicherheitsgruppe hinzufügen“ in der Symbolleiste.

In eine Sicherheitsgruppe (Rolle) könne verschiedene Systemberechtigungen gruppiert werden. Die Bezeichnung einer Sicherheitsgruppe ist frei zu Wählen und sollte eine aussagekräftige Bezeichnung haben. Es können beliebig viele Sicherheitsgruppen angelegt werden.

Beispiel:

Administrator high – hat ALLE Berechtigungen

Administrator low – hat eingeschränkte Berechtigungen

Abteilungsbearbeiter – Berechtigung nur auf eine bestimmte Abteilung

Personalverwaltung – Berechtigung zur Eingabe und Verwaltung der Personaldaten

DatenExportLFRZ – Berechtigung zum Zeitdatentransfer in die LFRZ-Datenbank

 

Hinweis!

Die Praxis hat gezeigt, dass VOR Anlegen der Sicherheitsgruppen Klarheit über die Aufgabenverteilung und der damit verbundenen Berechtigungsvergabe(n) an der Dienststelle bestehen sollte. Dabei ist auf Datenschutzrechtliche Bestimmungen und Vertretungsregelungen zu achten.

 

 

 

Gruppenberechtigung

Über „Gruppenberechtigung“ können individuelle Berechtigungen für bestimmte Bereiche vergeben werden.

Vorgehensweise:

Durch einen Klick auf die zuvor angelegte SICHERHEITSGRUPPE wird das Auswahlmenü zur Berechtigungsfreigabe aufgerufen.

 

Abteilungen

Über „Abteilungen“ wird die Organisation nach ihren organisatorischen Einheiten (Organigramm) abgebildet.

Das Anlegen einer neuen Abteilung erfolgt über das Auswahlsymbol + „Abteilung hinzufügen“ in der Symbolleiste.

 

Abteilungsdetails

Vorgehensweise:

Durch einen Klick auf die zuvor angelegte ABTEILUNG wird das Formular "Abteilungsdetails" aufgerufen.

Abteilungsadministrator: = ist Berechtigt für die gesamte Abteilung bestimmte Einstellungen durchzuführen (siehe Sicherheitsgruppe)

AbteilungsleiterIn: = kann Zeitbuchungen für alle  Mitarbeiter dieser Abteilung durchführen 

Abteilungsleiterstellvertreter: =kann Zeitbuchungen für alle Mittarbeiter dieser Abteilung durchführen 

Benutzer in dieser Abteilung: = alle Benutzer die dieser Abteilung zugeordnet sind

 

 

Benutzergruppe

Über “Benutzergruppe“ werden Mitarbeiter mit bestimmten gleichen Voraussetzungen organisatorisch zu Gruppen zusammengefasst.

Die Zusammenfassung ermöglicht eine vereinfachte Zuteilung gleicher Einstellungen zu Mitarbeitern.  

 

 

Benutzergruppe bearbeiten

Vorgehensweise:

Durch einen Klick auf die zuvor angelegte BENUTZERGRUPPE wird das Auswahlmenü zur Konfiguration aufgerufen.

Benutzergruppendetails: = Zuordnen von Mitarbeitern zu der Benutzergruppe

Benutzergruppe Tätigkeiten: = „Tätigkeiten“ zu Gruppe zuordnen – siehe Menü „Tätigkeiten“

Benutzergruppe Arbeitszeitmodell: „Arbeitszeitmodell“ zu Gruppe zuordnen – siehe Menü „Arbeitszeitmodell“

 

 

 

Nationalfeiertagskalender

 

Über „Nationalfeiertagskalender“ muss jedem Mitarbeiter ein für ihm zutreffendes, bundesländerabhängiges Kalendermodell zugeordnet werden.

Hinweis!

Für Dienststellen die in mehreren Bundesländern Standorte betreiben ist wegen der bundesländerspezifischen Feiertage besonderes Augenmerk darauf zu richten.  

Das Anlegen eines neuen Feiertages erfolgt über das Auswahlsymbol + „Feiertag  hinzufügen“ in der Symbolleiste.  

 

 

 

An-/Abwesenheitstypen

 

Über „An-/Abwesenheitstypen“ wird die Art (Grund) der An- oder Abwesenheitszeit im Zeiterfassungsformular erfasst.

 

Hinweis!

Nachdem viele der An- oder Abwesenheitsarten dienstrechtlich geregelt sind und daher für alle Dienststellen die

gleichen rechtlichen Voraussetzungen gelten, wurden diese Typen schon konfiguriert.

Weitere Typen können aber individuell hinzugefügt werden.

Beispiel:

 

 

Arbeitszeitmodelle

 

Über „Arbeitszeitmodelle“ können individuelle Arbeitszeiten abgebildet werden.

 

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