D-ESS Benutzerhandbuch für Administratoren (historisch)

D-ESS Benutzerhandbuch für Administratoren

Status (Stand 2026-05-23): Dieses Dokument wurde 2021 von Ralf Bauridl (bundesgärten.at) als Pilotbeitrag begonnen und ist seitdem nicht weitergeführt worden. Es spiegelt den Stand der Pilotphase wider und ist als historischer Schnappschuss zu lesen, nicht als aktuelles Handbuch.

Aktuelle Doku-Quellen:

• Code + Stammdatenmodell: GitLab dess/dess
• Integrations-Konzept BAB + OpenProject: KIROOT-Vault wiki/concepts/integration-dess-openproject.md
• SSO-Konfiguration + Incident-Historie: KIROOT-Vault wiki/incidents/2026/

Für Endanwender:innen-Schulungen ist Stand 2026-05 keine aktuelle Doku-Quelle vorhanden — als Backlog-Punkt erfasst (siehe „Offene Punkte" am Seitenende).

1. Ziel + Prinzipien (2021)

Ursprünglich verfasst als kollaboratives Wiki-Handbuch für die DESS-Zeiterfassung der Dienststellen. Leitprinzipien:

• KISS — Keep It Simple, Stupid: schlanker Inhalt, schlankes Design.
• WIKI-Prinzip — jede:r Benutzer:in kann beitragen, ergänzen, korrigieren.

Beiträge wurden 2021 an ralf.bauridl@bundesgaerten.at geschickt. Diese Sammel-Adresse ist Stand 2026-05 nicht mehr aktiv betreut.

2. Funktionen von D-ESS

DESS ist die Arbeitszeiterfassung für Dienststellen zur Verrechnung von Arbeitskosten auf interne und externe Leistungen:

• Erfassung + Dokumentation der An- und Abwesenheitszeiten
• Erfassung + Dokumentation der geleisteten Tagesarbeitszeiten
• Zuordnung + Dokumentation der Leistungszeit zu Projekten und Leistungsteilprozessen (intern/extern)
• Auswertung + Interpretation der erfassten Leistungsstunden
• Verrechnung von Leistungskosten (Beamte, VB, KV, Leiharbeitsverträge)
• Feststellung von Verrechnungssätzen (tatsächliche Arbeitskosten der Dienststelle nach Verrechnungsgruppen)
• Erfassung + Vorbereitung der Verrechnung von Mehrdienstleistungen (MDL)
• Grundlage für Statistiken
• Protokollierung der Erbringung gesetzlicher Aufträge (z.B. Baumschutzgesetz, Schneeräumung)
• Strategische Entscheidungsgrundlage

3. Erster Login

Stand 2026-05: Login erfolgt für BAB-Benutzer:innen ausschließlich per Keycloak-SSO (Button „Login mit SSO"). Lokale Passwort-Logins (passport-local mit MD5-Hash) sind nur noch für Notfall-Accounts vorgesehen.

Aufruf der Zeiterfassung:

Dienststelle	URL
BAB	https://dess.agrarforschung.at
(weitere)	siehe Seite D-ESS an den Dienststellen

SSO-Login:

1. URL aufrufen
2. „Login mit SSO" anklicken
3. Keycloak-Login mit AD-Account (BAB\ bzw. UPN)
4. Weiterleitung zurück nach DESS

Lokales Admin-Login (Bootstrap / Notfall):

1. Benutzername + Passwort vom Hauptadmin (Thomas Skidmore oder Roland Neissl) anfordern.
2. Nach erstem Login Passwort selbst ändern.

4. Auswahlmenü + Stammdaten

Über die Menüleiste werden die Stammdatengruppen aufgerufen:

• Benutzerverwaltung — User, Benutzergruppen, AZM, Stehende Buchungen, MDL
• Stammdaten — Abteilungen, Kostenstellen, Kostenträger, Kostenträgergruppen, Tätigkeiten, KS↔KT- und KT↔Tätigkeit-Verknüpfungen
• Zeiterfassung — Eigene Buchungen, Jahresübersicht, Gruppenbuchung
• Berichte — Standard-Reports (Dienstzeitnachweis, KLR-Export, …) + SQL-Query-Berichte
• Quartalsabschluss — MDL-Pflege
• System — Berechtigungen, Konfiguration, Stundenarten

5. Benutzer:in anlegen (Admin-Workflow)

1. Benutzerverwaltung → Benutzer → Neu
2. Pflichtfelder ausfüllen:
   • Benutzername (Login)
   • Vor- + Nachname, E-Mail
   • Abteilung + Kostenstelle (für KLR-Zuordnung)
   • Authentifizierungstyp: OIDC für SSO-User, AD für reine AD-Auth, DB für lokale User
   • BKLR-ID (falls relevant)
3. Benutzergruppe zuweisen (definiert Default-AZM + Stehende Buchungen)
4. Stehende Buchungen ggf. user-spezifisch überschreiben
5. Speichern → User erscheint in der Login-Maske

6. Datenmodell-Übersicht

Die Stammdaten-Hierarchie ist dreidimensional:

Kostenstelle ──(M:N)── Kostenträger ──(M:N)── Tätigkeit
                            │
                            └─── BKLR-ID (Verrechnungs-Schnittstelle)

Gültige Buchungstripel = Schnittmenge der M:N-Tabellen.

Volle Schema-Doku siehe Vault wiki/concepts/integration-dess-openproject.md Abschnitt 2.4.

7. Verwandte Themen

• GitLab Repo dess/dess
• KIROOT-Vault wiki/concepts/integration-dess-openproject.md
• KIROOT-Vault wiki/incidents/2026/2026-05-21-dess-sso-broken-after-kc26.md (SSO-Login-Incident KC26)

Offene Punkte (Backlog)

• End-User-Handbuch — kein gepflegtes Handbuch für reguläre Anwender:innen vorhanden; Bedarf prüfen.
• Screenshots aktualisieren — alle Bildschirmfotos stammen aus der Pilotphase 2021 (DESS 0.x), aktuelle UI ist Angular 12+/1.0.14.
• Mit Thomas Skidmore klären, ob noch ein eigenes End-User-Handbuch erstellt werden soll oder ob die On-Screen-Hilfe ausreicht.

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Stand: 2026-05-23 · Audit: Roland Neissl · Quelle: GitLab dess/dess Commit-Historie + Vault wiki/concepts/integration-dess-openproject.md + Vault wiki/incidents/2026/2026-05-21-dess-sso-broken-after-kc26.md