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D-ESS Benutzerhandbuch für Administratoren (historisch)

D-ESS Benutzerhandbuch für Administratoren

LieberStatus User,(Stand 2026-05-23): Dieses Dokument wurde 2021 von Ralf Bauridl (bundesgärten.at) als Pilotbeitrag begonnen und ist seitdem nicht weitergeführt worden. Es spiegelt den Stand der Pilotphase wider und ist als historischer Schnappschuss zu lesen, nicht als aktuelles Handbuch.

dasAktuelle besteDoku-Quellen:

Produkt
    Code + Stammdatenmodell: GitLab dess/dess Integrations-Konzept BAB + OpenProject: KIROOT-Vault wiki/concepts/integration-dess-openproject.md SSO-Konfiguration + Incident-Historie: KIROOT-Vault wiki/incidents/2026/

    Für Endanwender:innen-Schulungen ist nutzlos,Stand wenn2026-05 mankeine aktuelle Doku-Quelle vorhanden — als Backlog-Punkt erfasst (siehe „Offene Punkte" am Seitenende).

    1. Ziel + Prinzipien (2021)

    Ursprünglich verfasst als kollaboratives Wiki-Handbuch für die DESS-Zeiterfassung der Dienststellen. Leitprinzipien:

      KISS — Keep It Simple, Stupid: schlanker Inhalt, schlankes Design. WIKI-Prinzip — jede:r Benutzer:in kann beitragen, ergänzen, korrigieren.

      Beiträge wurden 2021 an ralf.bauridl@bundesgaerten.at geschickt. Diese Sammel-Adresse ist Stand 2026-05 nicht weiß,mehr wieaktiv manbetreut.

      es

      2. richtigFunktionen verwendet. von  D-ESS

                                                                                    Unser Ziel

      DESS ist die Erstellung eines HandbuchesArbeitszeiterfassung für BenutzerDienststellen zum sichern und bestimmungsgemäßen Umgang mit der Zeiterfassungssoftware "D-ESS".   

      Für das entstehen des Handbuches stehen dabei zwei Dinge im Vordergrund:  

      • das KISS-Prinzip („Keep it simple, stupid“) - gilt sowohl für den Inhalt als auch für das Design der Dokumentation
      das WIKI-Prinzip - jeder Benutzer kann mitarbeiten, Beiträge erstellen, verändern, ergänzen usw. 

      Für die Mitarbeit am Inhalt des Handbuches schicken sie bitte ihre Beiträge an ralf.bauridl@bundesgaerten.at                                       Inhalte werden laufend ergänzt, erweitert und verbessert...

       

       

       

       

      D-ESS ARBEITSZEITERFASSUNG für DIENSTSTELLEN

      zur Verrechnung von Arbeitskosten auf interne und externe Leistungen der Dienststelle.

       

      Funktionen von D_ESS:

       Leistungen:

        Erfassung und+ Dokumentation der An- und Abwesenheitszeiten Erfassung und+ Dokumentation der geleisteten Tagesarbeitszeiten Zuordnung und+ Dokumentation der Leistungszeit zu Projekten und Leistungsteilprozessen (interne /externe Projekte)intern/extern) Auswertung und+ Interpretation der erfassten Leistungsstunden
        • Verrechnung von Leistungskosten (Bea.Beamte, VB, KV, Leiharbeitsverträge usw.)Leiharbeitsverträge)
        • Feststellung von Verrechnungssätzen (tatsächliche Arbeitskosten der Dienststelle nach VerrechnungsgruppenVerrechnungsgruppen)
        • Erfassung,Erfassung Dokumentation und+ Vorbereitung zurder Verrechnung von Mehrdienstleistungen (MDL)
        • Grundlage für Statistiken
        • Protokollierung der Erbringung vongesetzlicher gesetzlichen AufträgenAufträge (z.B. Baumschutzgesetz, Schneeräumung usw.)Schneeräumung)
        • Strategische EntscheidungsfunktionEntscheidungsgrundlage

        3. Erster Login

         Stand 2026-05: Login erfolgt für BAB-Benutzer:innen ausschließlich per Keycloak-SSO (Button „Login mit SSO"). Lokale Passwort-Logins (passport-local mit MD5-Hash) sind nur noch für Notfall-Accounts vorgesehen.

         

         

         

        Start von D-ESS

        AufrufenAufruf der Zeiterfassungssoftware:

        Während der Pilotphase wird die Zeiterfassung unter folgenden Link aufgerufen:Zeiterfassung:

        Dienststelle URL BAB https://dess-gartenbau.dess.agrarforschung.at/loginat

        (Achtungweitere) !siehe -Seite imD-ESS Echtbetrieb bittean den LinkDienststellen ihrer Dienststelle verwenden)

        SSO-Login:

          URL aufrufen „Login mit SSO" anklicken Keycloak-Login mit AD-Account (BAB\ bzw. UPN) Weiterleitung zurück nach DESS

          image-1630404925743.pngLokales Admin-Login (Bootstrap / Notfall):

          Die

          ersteBenutzername Anmeldung:

          als Administrator

          – bitte für den Pilotbetrieb den Benutzernamen und+ Passwort vonvom RolandHauptadmin Neissl oder (Thomas Skidmore abfragen

          oder

          PasswortRoland ändern:

          Neissl)

          anfordern.

          Nach demerstem ersten Einstieg ändern sie bitte ihrLogin Passwort lautselbst u.a.ändern. Grafik!!

          image-1630407813984.png

           

           

          image-1630407940201.png

           

           

           

           

          Auswahlmenü

          Aufrufen4. derAuswahlmenü Menüführung+ Stammdaten

          Über die Menüleiste werden die einzelnen Stammdatengruppen aufgerufen.aufgerufen:

          image-1630407990625.png

           

          Benutzerverwaltung

           

          — User, Benutzergruppen, AZM, Stehende Buchungen, MDL Stammdaten — Abteilungen, Kostenstellen, Kostenträger, Kostenträgergruppen, Tätigkeiten, KS↔KT- und KT↔Tätigkeit-Verknüpfungen Zeiterfassung — Eigene Buchungen, Jahresübersicht, Gruppenbuchung Berichte — Standard-Reports (Dienstzeitnachweis, KLR-Export, …) + SQL-Query-Berichte Quartalsabschluss — MDL-Pflege System — Berechtigungen, Konfiguration, Stundenarten

          Menüführung5. Benutzer:in anlegen (Admin-Workflow)

          image-1630407776263.png

           

          Benutzerverwaltung

           

          →

          Benutzerverwaltung

          Über „Benutzerverwaltung“ werden alle Stammdaten des künftigen Benutzers angelegt.

          image-1630408149090.png

          Benutzer anlegen

          →

          DasNeu

          AnlegenPflichtfelder einesausfüllen: neuen
          BenutzersBenutzername erfolgt(Login) überVor- das+ AuswahlsymbolNachname, E-Mail Abteilung + „BenutzerKostenstelle hinzufügen“(für KLR-Zuordnung) Authentifizierungstyp: OIDC für SSO-User, AD für reine AD-Auth, DB für lokale User BKLR-ID (falls relevant) Benutzergruppe zuweisen (definiert Default-AZM + Stehende Buchungen) Stehende Buchungen ggf. user-spezifisch überschreiben Speichern → User erscheint in der SymbolleisteLogin-Maske (rechter Rand, Benutzerverwaltung)

          image-1630408420389.png

           

          Systemberechtigungen

          Über die „Systemberechtigung“ können bestimmten Benutzern oder ganzen Benutzergruppen, spezielle Systemberechtigungen zur Konfiguration und Verwaltung von DESS erteilt werden.

          Hinweis!

          Standarduser die nur Arbeitszeit aufzeichnen und zuteilen benötigen KEINE speziellen Systemberechtigungen.

          image-1630408518589.png

           

          Sicherheitsgruppe6. Datenmodell-Übersicht

          Das Anlegen einer neuen Sicherheitsgruppe erfolgt über das Auswahlsymbol + „Sicherheitsgruppe hinzufügen“ in der Symbolleiste.

          In eine Sicherheitsgruppe (Rolle) könne verschiedene Systemberechtigungen gruppiert werden. Die Bezeichnung einer Sicherheitsgruppe ist frei zu Wählen und sollte eine aussagekräftige Bezeichnung haben. Es können beliebig viele Sicherheitsgruppen angelegt werden.

          Beispiel:

          Administrator high – hat ALLE Berechtigungen

          Administrator low – hat eingeschränkte Berechtigungen

          Abteilungsbearbeiter – Berechtigung nur auf eine bestimmte Abteilung

          Personalverwaltung – Berechtigung zur Eingabe und Verwaltung der Personaldaten

          DatenExportLFRZ – Berechtigung zum Zeitdatentransfer in die LFRZ-Datenbank

           

          Hinweis!

          Die PraxisStammdaten-Hierarchie hatist gezeigt,dreidimensional:

          dass
          Kostenstelle VOR──(M:N)── AnlegenKostenträger ──(M:N)── Tätigkeit
                            │
                            └─── BKLR-ID (Verrechnungs-Schnittstelle)

          Gültige Buchungstripel = Schnittmenge der SicherheitsgruppenM:N-Tabellen.

          Klarheit

          Volle überSchema-Doku siehe Vault wiki/concepts/integration-dess-openproject.md Abschnitt 2.4.

          7. Verwandte Themen

            GitLab Repo dess/dess KIROOT-Vault wiki/concepts/integration-dess-openproject.md KIROOT-Vault wiki/incidents/2026/2026-05-21-dess-sso-broken-after-kc26.md (SSO-Login-Incident KC26)

            Offene Punkte (Backlog)

               End-User-Handbuch — kein gepflegtes Handbuch für reguläre Anwender:innen vorhanden; Bedarf prüfen.  Screenshots aktualisieren — alle Bildschirmfotos stammen aus der Pilotphase 2021 (DESS 0.x), aktuelle UI ist Angular 12+/1.0.14.  Mit Thomas Skidmore klären, ob noch ein eigenes End-User-Handbuch erstellt werden soll oder ob die AufgabenverteilungOn-Screen-Hilfe undausreicht. der damit verbundenen Berechtigungsvergabe(n) an der Dienststelle bestehen sollte. Dabei ist auf Datenschutzrechtliche Bestimmungen und Vertretungsregelungen zu achten.

               

               

               

              Gruppenberechtigung

              Über „Gruppenberechtigung“ können individuelle Berechtigungen für bestimmte Bereiche vergeben werden.

              Vorgehensweise:

              Durch einen Klick auf die zuvor angelegte SICHERHEITSGRUPPE wird das Auswahlmenü zur Berechtigungsfreigabe aufgerufen.

              image-1630408663048.png

              image-1630408690327.png

               

              Abteilungen

              Über „Abteilungen“ wird die Organisation nach ihren organisatorischen Einheiten (Organigramm) abgebildet.

              image-1630408743699.png

              Das Anlegen einer neuen Abteilung erfolgt über das Auswahlsymbol + „Abteilung hinzufügen“ in der Symbolleiste.

               

              Abteilungsdetails

              Vorgehensweise:

              Durch einen Klick auf die zuvor angelegte ABTEILUNG wird das Formular "Abteilungsdetails" aufgerufen.

              image-1630584320627.png

              Abteilungsadministrator:Stand: =2026-05-23 · Audit: Roland Neissl · Quelle: GitLab dess/dess Commit-Historie + Vault wiki/concepts/integration-dess-openproject.md + Vault wiki/incidents/2026/2026-05-21-dess-sso-broken-after-kc26.mdist Berechtigt für die gesamte Abteilung bestimmte Einstellungen durchzuführen (siehe Sicherheitsgruppe)

              AbteilungsleiterIn: = kann Zeitbuchungen für alle  Mitarbeiter dieser Abteilung durchführen 

              Abteilungsleiterstellvertreter: =kann Zeitbuchungen für alle Mittarbeiter dieser Abteilung durchführen 

              Benutzer in dieser Abteilung: = alle Benutzer die dieser Abteilung zugeordnet sind

               

               

              Benutzergruppe

              Über “Benutzergruppe“ werden Mitarbeiter mit bestimmten gleichen Voraussetzungen organisatorisch zu Gruppen zusammengefasst.

              Die Zusammenfassung ermöglicht eine vereinfachte Zuteilung gleicher Einstellungen zu Mitarbeitern.  

               

              image-1630586079692.png

               

              Benutzergruppe bearbeiten

              Vorgehensweise:

              Durch einen Klick auf die zuvor angelegte BENUTZERGRUPPE wird das Auswahlmenü zur Konfiguration aufgerufen.

              image-1630586142371.png

              Benutzergruppendetails: = Zuordnen von Mitarbeitern zu der Benutzergruppe

              Benutzergruppe Tätigkeiten: = „Tätigkeiten“ zu Gruppe zuordnen – siehe Menü „Tätigkeiten“

              Benutzergruppe Arbeitszeitmodell: „Arbeitszeitmodell“ zu Gruppe zuordnen – siehe Menü „Arbeitszeitmodell“

               

               

               

              Nationalfeiertagskalender

               

              Über „Nationalfeiertagskalender“ muss jedem Mitarbeiter ein für ihm zutreffendes, bundesländerabhängiges Kalendermodell zugeordnet werden.

              Hinweis!

              Für Dienststellen die in mehreren Bundesländern Standorte betreiben ist wegen der bundesländerspezifischen Feiertage besonderes Augenmerk darauf zu richten.  

              image-1630586286446.png

              Das Anlegen eines neuen Feiertages erfolgt über das Auswahlsymbol + „Feiertag  hinzufügen“ in der Symbolleiste.  

               

               

               

              An-/Abwesenheitstypen

               

              Über „An-/Abwesenheitstypen“ wird die Art (Grund) der An- oder Abwesenheitszeit im Zeiterfassungsformular erfasst.

               

              Hinweis!

              Nachdem viele der An- oder Abwesenheitsarten dienstrechtlich geregelt sind und daher für alle Dienststellen die

              gleichen rechtlichen Voraussetzungen gelten, wurden diese Typen schon konfiguriert.

              Weitere Typen können aber individuell hinzugefügt werden.

              Beispiel:

              image-1630587439421.png

               

               

              Arbeitszeitmodelle

               

              Über „Arbeitszeitmodelle“ können individuelle Arbeitszeiten abgebildet werden.

               

              under construction

               

               

               

               

               

               

               

               

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